Advokační manuál (1): Založení spolku a jeho fungování

Jako spolek se můžete účastnit správních řízení, podávat námitky, podávat návrh na zrušení dopravních opatření zhoršující bezpečnost, můžete přijímat finanční dary a vyvíjet mnoho dalších organizovaných i neformálních činností.

Založení spolku se řídí občanským zákoníkem (zákon č. 89/2012 Sb., § 214 až 273), který upravuje do velké míry fungování spolku. Založit spolek lze dvěma způsoby, buď shodou zakládajících osob na obsahu stanov nebo usnesením ustavující schůze. My se budeme věnovat pouze prvnímu způsobu, kdy dostačuje spolupráce tří osob pro založení spolku.

Spolek zakládají tři lidé

Pro založení spolku jsou potřeba nejméně tři lidé. Zakládat spolek můžete i ve více lidech, tři jsou však nejmenší podle zákona přípustný počet. Spolku vymyslíte název.

Stanovy a sídlo spolku

Stanovy si můžete sepsat sami, podle zákona musí obsahovat minimálně název, sídlo, účel, práva a povinnosti členů*ek a určení statutárního orgánu. Doporučujeme však využít tyto vzorové stanovy, které s drobnými úpravami již používají spolky Brno na kole a Plzeň na kole. Vzorové stanovy jsou nastaveny pro založení spolku třemi osobami, které se zároveň stávají členy*kami kolektivního statutárního orgánu.

Spolek tvoří alespoň tři lidé

Do vzorových stanov doplňte na označená místa název spolku, sídlo spolku, město či region, kde bude spolek působit. Název spolku musí obsahovat slovo spolek nebo písemnou zkratku pro zapsaný spolek “z. s.”. Dále do stanov doplňte jména a bydliště osob zakládajících spolek, včetně data vzniku členství. Na poslední stranu doplňte jméno, datum narození a trvalý pobyt a úředně ověřené podpisy zakladatelů*ek spolku.

Ke stanovám bude třeba přiložit čestné prohlášení zakladatelů*ek, využijte tento vzor. Každý ze zakladatelů*ek vyplní a podepíše prohlášení, na kterém je třeba úředně ověřit podpis. Každý ze zakladatelů*ek si tedy musí zajít nejlépe na CzechPOINT, který se nachází typicky na poště, obecním či městském úřadě, a kde vám za 30 Kč ověří jeden podpis.

Posledním dokumentem nutným k založení spolku je souhlas vlastníka*ice nemovitosti s umístěním sídla spolku, pro který využijte tento vzor. Sídlo spolku může být klidně u někoho doma, ať už se jedná o zakladatele*ku spolku, příbuzné či podporovatele*ku. Souhlas však může udělit pouze vlastník*ice nemovitosti zapsaný*á v Katastru nemovitostí. Případně můžete využít komerčně poskytovanou službu sídla. Se zřízením sídla spolku se nepojí žádné povinnosti, maximálně vybírání pošty, pokud nějaká chodí. Při zřízení datové schránky pro spolek však velká většiny papírové pošty odpadá.

Podání návrhu na zápis spolku na soud

Když máte připraveny podklady (stanovy, čestná prohlášení, souhlas s umístěním sídla), můžete podat návrh na zápis do rejstříkového spolku. Tímto zápisem spolek jako právnická osoba začne existovat. Návrh na zápis se podává na krajský soud v kraji, kde má spolek sídlit.

Pro vytvoření návrhu musíte využít elektronický formulář dostupný zde. Vyberte možnost Inteligentní formulář. Zadejte typ podávaného návrhu prvozápis a požadovaná právní forma spolek, následně potvrďte tlačítkem Vytvořit návrh. Na další stránce vyberte váš místně příslušný soud a druh podání Návrh.

Klikněte na tlačítko Vyplnit závěrečnou část. Zde postupně přidejte všechny tři navrhující tlačítkem Přidat fyzickou osobu a následným vyplněním údajů k navrhovateli. U data provedení zápisu nechte předvyplněnou volbu pro zápis do rejstříku v zákonem stanovené lhůtě. V části Tento návrh podává za navrhovatele zadejte jméno a příjmení jednoho ze zakladatelů*ek, kdo návrh podá na soud.

Ve spodní části stránky zadejte přikládané přílohy, stanovy spolku (počet vyhotovení 1), čestné prohlášení (počet vyhotovení 3) a souhlas s umístěním sídla spolku (počet vyhotovení 1).

Klikněte na tlačítko Uložit úplně dole. Následně pokračujte do další části formuláře kliknutím na Vyplnit předmětnou část. V této části:

• vyberte systém orgánů společnosti jako Kolektivní;
• zadejte název spolku a sídlo;
• ze stanov zkopírujte Účel spolku;
• zadejte název nejvyššího orgánu podle stanov; podle vzorových stanov se jedná o Cyklosjezd
• zadejte název statutárního orgánu podle stanov; podle vzorových stanov se jedná o Řídítka;
• zadejte postupně všechny tři členy*ky statutárního orgánu tlačítkem Přidat fyzickou osobu; je třeba znát rodná čísla zakladatelů*ek; zadejte jméno, příjmení, rodné číslo, státní příslušnost, okres a místo narození, adresu, název funkce jako “členka řídítek” nebo “člen řídítek” (pokud používáte vzorové stanovy včetně názvu statutárního orgánu řídítka);
• vyberte počet členů*ek statutárního orgánu jako Přesný počet a číslovku 3 (pokud jste se odchýlili od vzorových stanov a máte vyšší počet členů*ek statutárního orgánu, uveďte zde odpovídající počet)
• zadejte způsob jednání zkopírováním ze stanov, v případě vzorových stanov zkopírujte “Spolek navenek zastupuje kterýkoliv člen*ka řídítek”;
• klikněte na větší tlačítko Uložit na konci této části formuláře.

Na další stránce vyberte Generovat podání. Na další stránce vyberte, jak formulář odešlete. Pokud chcete zvolit tradiční, nedigitální způsob, pak zvolte jako způsob podepsání formuláře Vytisknu a opatřím úředně ověřeným podpisem. V tomto případě vygenerovaný formulář vytisknete, navhrovatel*ka jej podepíše, úředně ověří svůj podpis a spolu s přílohami (stanovy, čestná prohlášení, souhlas s umístěním sídla) odešle poštou nebo zanese na podatelnu krajského soudu.

Digitální varianty pak nabízejí:

• formulář s vaším elektronickým podpisem, který následně navrhovatel*ka spolu s naskenovanými přílohami odešle buď e-mailem nebo datovou schránkou krajskému soudu;
• formulář bez elektronického podpisu k odeslání spolu s naskenovanými přílohami navrhovatelem datovou schránkou.

Zvolte jednu z variant a klikněte na Hotovo, na další stránce si stáhněte vygenerovaný PDF formulář. Formulář následně podle zvoleného způsobu podepsání spolu s přílohami podejte na krajský soud.

Pokud podaný návrh obsahuje nějaké vady, pak soud do tří pracovních dnů ode dne doručení návrhu vyzve navrhovatele*ky k odstranění těchto vad. Jinak soud do pěti pracovních dnů provede zápis do spolkového rejstříku, čímž spolek vznikne jako právnická osoba.

Provoz spolku – členská schůze, výroční zprávy, datová schránka

Mimo aktivity spolku, kvůli kterým jste spolek založili, musíte povinně vykonávat ještě dvě další aktivity, a to jednou ročně pořádat členskou schůzi (cyklosjezd) a rejstříkovému soudu dokládat jednoduché výroční zprávy.

Členskou schůzi, cyklosjezd, svolávají řídítka podle vzorových stanov nejméně 14 dní předem, a to nejméně jedenkrát za rok. Z konání schůze musí vzniknout do 30 dnů zápis vyhotovený typicky kýmkoliv z řídítek nebo osobou k tomu pověřenou. Zápis dál podle zákona musí nejméně obsahovat:

• kdo schůzi svolal a jakým způsobem
• místo a čas konání
• kdo schůzi zahájil a kdo ji vedl (předsedající)
• jaké usnesení schůze přijala

Dále doporučujeme na začátku schůze zajistit zapisovatele*ku, kdo bude průběžně zapisovat včetně stručného zaznamenání proběhlých diskusí; přidat seznam přítomných osob s rozlišením na hosté*ky/členové*ky aktivní/členové*ky čestní.

Alespoň jedna schůze ročně

Pro vyhotovení výroční zprávy jsme pro vás připravili tento vzor. Výroční zprávu za uplynulý rok vyplňte podle instrukcí ve vzoru, měla by to být práce nejvíce na půl hodiny, ale dá se stihnout i za pár minut. Výroční zprávu potom uložte jako PDF a odešlete nejlépe datovou schránkou spolku na krajský soud. 

Rozhodně pro spolek zřiďte datovou schránku. Stačí, aby kterýkoliv statutární zástupce (člen*ka řídítek) navštívil Czech POINTa požádal o zřízení datové schránky pro spolek. Na CzechPOINTu ověří jeho totožnost a podle spolkového rejstříku jeho funkci statutárního zástupce a následně datovku zřídí. Datová schránka naprosto zásadním způsobem ulehčuje komunikaci se všemi úřady a pravděpodobně vás bezezbytku zbaví papírové pošty a papírových dokumentů.